Gestión REALISTA de interrupciones: 9 pasos.

Gestiona las interrupciones, dicen los libros:  "Invita a esa persona a volver en 10-15 minutos"...  "Sí pero a mi jefe no puedo decirle eso". Soy el Señor Lobo de la empresa! He leído algo de gestión de tiempo y en muchos artículos se nos invita a gestionar las interrupciones y los ladrones de tiempo. Siempre me encuentro con los 2 extremos:
El artículo del nuevo gurú de gestión personal te dice: "Invita a esa persona a volver en 10-15 minutos", "Establece un horario para reuniones", "No aceptes la impuntualidad", "Termina las reuniones en el tiempo establecido" y demás frase lapidarias que funcionan en los mundos de Yupi... pero no en el mundo real latino... quizás en el anglosajón.

El mal gestor de tiempo que te dice (siempre empezando por las misas muletillas "Sí Pero"o "mi empresa en eso es especial"): "Sí pero a mi jefe no puedo decirle eso", "Sí pero a mi mujer no puedo colgarle", "Sí pero al cliente hay que atenderle" o peor: "es que soy su jefe y me debe respeto", "Aquí mando yo! y quiero las cosas Ya!"...

Pues bien, a mi entender, hay un término intermedio, y es tan sencillo, como comprender que esas personas que causan la interrupción son CLIENTES y por tanto hay que gestionarlos, hacerles sentir que sus necesidades son importantes para nosotros y que pueden contar con toda nuestra atención.

Porque hayamos leído un artículo de gestión de tiempo, nuestro jefe no va a dejar de acercarse a nuestra mesa a soltarnos el próximo marrón y de un día para otro vamos a mandarlo de vuelta a su despacho rebotado y sin su  objetivo cumplido. Hay que empezar poco a poco y con disciplina.

1. La interrupción no la vas a evitar, pero si consigues que sea corta quizás no pierdas concentración, así que acéptala y afrontarla con buen humor, concentración y diligencia para limitarla a 30 segundos o 1 minuto.

2. Interrumpe tú mismo la retahíla, que se te viene encima, al inicio de la conversación, no dejes que se alargue, justo después de la pregunta retórica: "Perdona, estás ocupado?, Tienes 1 segundo?, Te puedo interrumpir?" o incluso si el interlocutor tiene menos educación que el padre Apeles, es posible que haya empezado directamente con "Tienes que hacerme esto, buscar aquello..."
 Ponle Huevos, no es fácil y si es el jefe se te va arrugar el estómago (tengas el cargo y la experiencia que tengas) pero interrúmpele: "Perdona, Sí, ahora no puedo, estoy muy concentrado en esta tarea".
Las personas respetamos la concentración, si le dices "Estoy ocupado" o "tengo lío" o "estoy haciendo algo importante", pensará: "Yo también, no te jode, por eso te vengo con el marrón" y no te ganarás su atención.
3. sigue con la justificación de porqué ahora no es buen momento. "Tengo la cabeza completamente metida en esta tarea y no voy a poder atenderte con la atención que necesitas". Hazle ver que comprendes que te necesita y que sus necesidades son importantes para ti.

Es fácil de entender: Tu jefe, te paga el sueldo, un cliente... también, tus compañeros te ayudan a ti en otras ocasiones y tu equipo se come tus marrones, así que definitivamente sus necesidades de atención son importantes para ti. Y si es tu pareja... ni te cuento.

4. Proponle otro momento para la interrupción, agéndalo si es posible: "voy a hacer una pausa en unos minutos y te prometo que te atiendo", "Tengo una reunión en 3 minutos, y después a las 12 estoy libre, te parece bien?". Obviamente, dependerá de quien tengas delante.

Aquí yo uso una elección muy personal: Si alguien establece una reunión en mi agenda en un espacio "Libre" SIEMPRE la acepto y la atiendo puntualmente. Así puedo realmente proponer que me inviten a una reunión para hablar del tema en cuestión.

5. Evítale molestias extra de volver a buscarte o perseguirte: "Yo mismo te envío la convocatoria de reunión", "Enseguida me acerco a tu despacho y me cuentas"... te prometo que no eres el único que te sientes imprescindible en tu trabajo, ni el único en tu oficina que "es el primo que curra mientras los demás se alivian los picores genitales"

6. Agradécele su comprensión... "Gracias por entenderlo", "Agradezco tu paciencia"... En este momento, en principio cualquier interlocutor con 2 dedos de frente se alejará de tu mesa... y por educado que seas las primeras veces, tú te quedarás pensando "de esta me despiden...", "Seguro que me la devuelve..." y el interlocutor se irá mascullando: "Menudo imbécil! se cree que es más importante...", "Vaya! parece que esta persona no comprende la autoridad que me otorga mi posición... tendré que disciplinarle..."

En el peor caso si insiste, córtale de nuevo, Sólo 1 vez más, tampoco fuerces la cuerda, llevas años tragando interrupciones no necesitas que este método funcione el primer día, además la persona percibirá tu molestia y quizás el próximo día acepte tu propuesta.

7. Para mi esta es la parte más importante, CUMPLE CON TU PALABRA. Establece un buen momento para atender a esa persona y hazlo. Atiéndele con todos tus sentidos, sé puntual, utiliza la escucha activa, toma notas, proponle mejoras y acepta de buen grado el marrón si es necesario. Al fin y al cabo, trátala como el cliente que es y demuéstrale la recompensa en atención, buen humor y predisposición que ha conseguido por no haber forzado su interrupción a tu trabajo. En algunos casos aprovecho este momento para enseñarles a establecer reuniones en mi agenda. Es un buen momento, les has atendido bien, están satisfechos y receptivos.

Establece el momento de atender la interrupción en función de las circunstancias, es posible que tengas que interrumpir realmente la tarea que estabas haciendo para acudir al despacho de tu jefe, pero al menos la interrumpes tú! y bajo tu control. Gestiona los tiempos a medida que domines la técnica. Quizás los primeros días puedes atender a esos clientes en 5 o 10 minutos después de su interrupción y poco a poco usar la agenda, posponerlo para mañana o incluyo cuando seas realmente bueno... hacerle ver a esa persona que su interrupción no era realmente necesaria y un email o una nota eran suficientes.

8.- Coherencia y Constancia: por más dolor de estomago que te cause, repite este proceso con todo el mundo, siempre, así nadie se sentirá denostado. Piensa que es un tema personal y de comportamiento individual, si usas este método sólo para tu equipo, se sentirán mal, desmotivados y aun así seguirán siempre interrumpiéndote.
Por otro lado, las interrupciones son interrupciones siempre, ya sea teléfono o presencial. Así que trátalas por igual.

9.- Premia el respeto a tu tiempo: en función de cómo te interrumpan devuelve tu atención proporcionalmente, Si te solicitan una reunión en un buen momento, acéptala y acude. Si te envían un mensaje para pedir tu atención, planifícalo, responde y atiende al cliente. Y si por último, simplemente te interrumpen repetidamente, atiende aleatoriamente para que perciban que cuando tú puedes ellos no y sin algo de planificación no va a ser posible solucionarlo.

La recompensa: Podrás disponer de tu tiempo. Sólo te interrumpirán si te apetece: A quien no le gusta una conversación de pasillo de vez en cuando?. Las personas usarán tu agenda o incluso puede que empiecen a utilizar la suya propia... Eso sería genial verdad? Es posible que las cosas poco importantes ni si quiera te lleguen y que se comprenda que no les puedes estar siempre solucionando sus problemas. ;-) no eres Señor Lobo.